健全体系 强化落实推进职业院校管理水平整体提升

湖南铁道职业技术学院 姚和芳
   当前,职业院校管理水平与全面推进依法治教和加快推进治理能力现代化的要求相比,还有很大提升空间。《职业院校管理水平提升行动计划(2015-2018年)》(以下简称《行动计划》),正是顺应职业教育发展规律,紧扣职业院校管理的关键环节,在推动解决常规管理领域存在的突出问题的同时,着力推进职业院校依法制定章程,强化管理制度标准建设,质量保证体系建设等,增强职业院校规范管理能力并形成长效机制。

  一、要形成良好的制度体系

  《行动计划》强调,以学校章程为基础,理顺和完善教学、学生、后勤、安全、科研和人事、财务、资产等方面的管理制度、标准,建立健全相应的工作规程,形成规范、科学的内部管理制度体系。这里有个关键词“体系”,俗话说:无规矩不成方圆。高效的行政管理的精髓在于科学、合理的制度体系的形成。这一制度体系是促进组织良性运转和整体优化、保障组织竞争优势的根本条件。职业院校要加强制度的体系化建设,就要建立以学校章程核心,体现职业院校办学特点的系列化管理制度、标准和运行机制,并通过明晰权责、规范流程、强化执行,才能保障学校的健康发展和法制化进程。在制度体系的建设中,重点要注重系统性和适应性两个方面。

  (一)强化制度体系的系统性。学校管理是个大系统,包括教学管理、学生管理、人事管理等,制度体系的设计必须坚持系统性原则。有些学校的制度标准缺乏系统性的设计,结果或资源分配厚此薄彼、或流程规矩彼张此弛等,造成不平衡不协调,降低了管理效能。制度体系的系统性一方面要统筹考虑全校工作,加强各个领域、各个层级的制度建设, 既要重视教学、学术性制度建设,也要重视行政、党务方面的制度建设,力求做到“横向到边、纵向到底、不留死角”;另一方面要全面协调制度关系,在重视每一具体制度功能设计的基础上, 更要特别注重制度间的彼此衔接、相互适应、相互协调,真正发挥制度体系的整体功能。此外,可以探讨将“六何分析法”运用于学校的制度建设和管理中,即何因(Why),何事(What)、何人(Who)、何地(Where)、何时(When)、如何做(How),使制度体系更加完善、规范。

  (二)保证制度体系的适宜性。学校规章制度体系形成后,应该在一定的时间内可以反复适用并具有普遍约束力。每项规章制度都要有相对的稳定性和连续性,具有很强的可操作性。制度变动频繁会使得师生员工无所适从,导致学校秩序的混乱。社会在进步、时代在发展,任何时代、任何社会、任何组织都不可能存在一劳永逸的制度和制度体系。当制度与教育事业发展不相适应时,就应对制度进行及时的修改、完善、废止或创新,以保证制度体系始终具有适宜性、有效性。制度建设要循序渐进,逐步推进。制度建设上的大跃进或裹足不前都难以达到最理想的结果。

  (三)探索建立ISO9000质量管理体系。ISO9000质量管理标准和体系是源自企业并有效实施的一种管理方法与管理要求。作为职业院校,引用企业这一成功的管理方法,不仅有利于培养师生的职业素养,而且可以有效提升管理效能。湖南铁道职业技术学院于2004年率先在湖南省高校管理中引入ISO9000质量管理标准和体系,取得以下四大成效:一是教职工观念得到了较大的转变和更新,质量观念、顾客观念、制度观念明显增强。二是管理体系更加明晰,对各部门各岗位的工作职责进行了规定,各项工作都形成了相应的流程,改变了过去职责不明、接口不清等管理弊端。三是工作过程有效控制。如专业建设控制程序强调对课程和专业的调整要进行评审和验证;采购过程要对供方的能力进行定期的评价;由于教育教学是特殊过程需要予以确认,因此,强调了对教师的能力、教学的组织和其他教学资源的配置是否满足要求要进行确认等;四是各项工作持续改进。

  二、要坚持做到有章必循

  《行动计划》要求强化制度标准落实。加强对管理制度、标准的宣传和学习,明确落实管理制度、标准的奖惩机制,强化管理制度、标准执行情况的监督、检查,确保落实到位。这里强调的是“落实”,再好的制度如果没有落实、没有得到有效执行,就毫无意义,就是管理的最大弊端。

  (一)建设有章必循的管理文化。管理文化是基于机构管理而形成的核心价值观、行为准则、精神和理念,包括管理理念、管理模式、管理标准、管理制度、管理方法等。管理文化有3个方面的内容,即完整的管理规章制度(制度文化)、高效的执行力和行政效率(执行文化)、融洽的团队管理队伍(团队文化)。学校只有抓好了这3个方面的内容,才能形成优秀的管理文化,使掌握制度、执行制度成为教职工的行为习惯,促进管理水平的不断提高。这里,完整的管理规章制度是形成管理文化的前提和基础。高效的执行力和行政效率是形成管理文化的关键。融洽的团队管理队伍是管理文化形成的保证。

  建立有章必循的管理文化,就要营造“想做事的给机会、能做事的给条件、做好事的给待遇”的良好氛围。要加强管理团队的建设。高效的管理团队对学校的事业发展起着中流砥柱的作用,它不仅能够为学校的发展创新不断注入强大的新鲜血液,同时能够促使学校的发展大计和政策得到强有力的执行,使学校的各项基础管理工作坚如磐石。通过打造共同愿景、建立铁的纪律、实行有效激励、加强培训学习等系列措施,可以不断提高管理团队的战斗力,提升管理团队的管理效能。“打造共同愿景”就是要设立一个学校未来发展切实可行的奋斗目标,以共同的价值理念将团队成员凝聚在一起,朝着既定的目标携手共进。“有效激励”就是要建立干部竞聘、轮换和末位淘汰的激励考核机制,着力打造一支富有战斗力的管理干部团队。

  (二)实现持续改进的过程控制。“持续改进”是ISO9000质量管理标准八项原则之一,它强调实施持续改进的过程有利于提高组织的全面业绩。它要求组织利用质量方针、质量目标、数据分析、考核评价结果、纠正预防措施等,持续改进管理体系的有效性。在学校管理中,按照“输入—活动—输出”的过程方法和闭环管理方法,建立纠正预防、持续改进的一整套运行机制,既有利于提高学校人才培养质量,无疑也有利于各项规章制度持续有效的落实。

  持续改进的过程包括及时准确的发现工作中存在的问题或不足;对问题和不足产生的原因进行深入科学的分析;对存在问题和不足特别是其产生的原因实施纠正或纠正措施,以确保其不再发生;对纠正措施的实施进行跟踪,验证其有效性,形成管理闭环。为确保改进过程的有效性,学校应重点关注以下方面:学校教育教学各过程的有效性;对变化的适应性,如法律法规变化、用人单位需求变化、提升管理效能要求的变化等;潜在的薄弱环节,如缺少能力;使用更好方法的机会。

  三、要强化目标责任考核

  好的制度体系,必须要有好的考核机制作为支撑,才能使制度真正落地,发挥它应有的功效。系统地建立目标责任考核机制,是学校规章制度贯彻执行的重要保障。责任目标体系包括目标的确立、实施、评审与考核3个环节。

  (一)科学分解责任目标。加强目标责任管理,就是要形成“千斤重担众人挑,人人头上有指标”的良好的局面。目标责任的建立和分解,要根据学校的实际情况,全方位、全过程、分层级划分目标责任,做到学校层面、部门层面、岗位层面都有明确的目标任务及指标责任,各层级之间的目标责任是层层分解、环环相扣的关系,各部门、各岗位之间的目标既相对独立又相互依存,尽量减少目标任务交叉,保证实施过程中的责任主体的明确性。

  (二)严格控制目标实施。学校具体实施目标责任管理时,可通过中长期、年度、月度的规划或计划来确立目标责任。中长期规划一般指学校的五年或三年规划;年度和月度的目标任务则主要体现在年度的行政工作计划和月度的重点工作计划中。中长期责任目标具体分解到年度工作计划,年度工作目标又通过按月编制月度重点工作计划来实现。月度重点工作计划是年度工作计划的重要组成部分,是落实年度工作计划的重要步骤,各部门必须积极贯彻实施。工作目标确立并分解成具体的指标任务后,一般不得变更。

  (三)强化目标管理考核。责任目标的评审考核一般按自然年实施,学期中间可以针对某些特殊情况对目标责任进行适度调整,确保目标责任划分的科学性和灵活性。每学年末,根据年初目标责任分解,由学校目标管理职能部门负责组织目标完成情况的数据统计与分析,同时按照学校工作目标考核的有关办法,对各部门,各岗位,甚至包括校级层面的分管领导的责任目标完成情况进行统一的考核奖惩。

  总之,深化职业教育改革、全面提升职业院校管理水平是一项系统工程。职业院校要深入贯彻落实国家有关有关法律法规及政策文件,牢固树立全面质量观,按照《职业院校管理水平提升行动计划(2015-2018年)》部署,规范管理制度、变革管理手段、夯实管理基础,快速、有效地行动起来,为全面提升院校管理水平、推进学校由管理向治理转变、提升职业教育的法制化进程做出更大的贡献!

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